هر شرکتی که به ثبت می‌رسد بعد از مدتی فعالیت یا به مجرد ثبت شرکت ممکن است احتیاج به ایجاد تغییراتی داشته باشد. از طرف دیگر هر تغییری که در شرکت صورت می‌گیرد باید در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد. ثبت تغییرات نیاز به تنظیم صورت جلسه در مجامع عمومی شرکت دارد. بنابراین مدیران یا اعضاء اصلی هر شرکت باید با نحوۀ تنظیم صورت جلسه آشنا باشند. مجتمع حقوقی دنیز در این مطلب از وبلاگ ثبت دنیز چگونگی تنظیم صورتجلسه و نیز قواعد و مقررات مربوط به آن را شرخ خواهد دارد. اگر می‌خواهید از این پس صورت جلسه تغییرات شرکت را خودتان تنظیم کنید با ما در ادامه مطلب همراه باشید.
تنظیم صورت جلسه مجامع شرکت
در قانون تجارت ثبت و تغییرات مورد نظر در شرکت باید در مجامع عمومی بررسی شود. تمامی تصمیماتی که در مجامع عمومی گرفته می‌شود لازم است در خصوص تمامی آنها صورت جلسه تنظیم شود. پیش از این با انواع مجامع عمومی و انواع صورت جلسه در این زمینه آشنا شدید. اکنون می‌خواهیم به تنظیم صورت جلسات و وظایف و اختیارات هر یک از مجامع بپردازیم. اگر می‌خواهید با نگارش صحیح صورتجلسه به صورت کامل آشنایی پیدا کنید ادامه این مطلب از مجموعه ثبت دنیز را به دقت مطالعه کنید.
انواع صورت جلسه
صورت جلسات انواع مختلفی دارند. که بر حسب موضوعی که قرار است نسبت به آن تغییرات انجام شود، هر یک از موارد زیر مورد بررسی قرار می‌گیرد. انواع صورت جلسه عبارت است از:
- صورت جلسه مجمع عمومی موسس
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالانه
- صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
- صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
- صورت جلسه هیئت مدیره
تنظیم صورت جلسه مجمع عمومی موسس
اشخاص حقوقی تجاری و غیر تجاری قبل از اینکه به ثبت برسند در یک مجمع که با حضور اعضاء است، تصمیم به ثبت شخصیت حقوقی می‌گیرند. به دلیل اینکه این مجمع در خصوص شکل گیری شخصیت حقوقی تصمیم گیری می‌کند به آن مجمع عمومی موسس گفته می‌شود. در صورت رسمیت یافتن جلسه مجمع باید تصمیمات اخذ شده در خصوص ثبت شرکت در صورت جلسه‌ای با همین عنوان تنظیم شود و به ثبت برسد.
تنظیم صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالانه
صورت جلسه مربوط به این مجمع در خصوص تصویب ترازنامه سالانه است. اعضاء و مدیران شرکت بعد از مشارکت در این جلسه با ارائه دستور جلسه‌ای که به تایید بازرسان شرکت (در صورت وجود بازرس در شرکت) رسیده است. در صورت جلسه‌ای با عنوان مجمع عمومی سالانه موارد ذکر شده در جلسه را گزارش می‌دهند. این صورتجلسه با داشتن تاریخ و ساعت دقیق به امضاء اعضاء شرکت خواهد رسید.
صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
اگر تصمیمات شخصیت حقوقی یا شرکت در خصوص انتخاب اعضاء هیئت مدیره یا بازرس و تعیین سمت مدیران و دارندۀ حق امضاء باشد. باید صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده نسبت به آن تنظیم شود. این صورت جلسه اگر در مرداد تا اسفند هر سال تنظیم شود با عنوان مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده خواهد بود در غیر این صورت باید در قالب صورت جلسه مجمع عمومی سالانه تنظیم شود.
صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده
بیشترین موردی که در تنظیم صورت جلسات ممکن است با آن بربخورید نحوۀ تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده است. تمامی تغییرات مربوط به مواد اساسنامه باید تحت عنوان صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود. در برخی موارد می‌توان چند نوع تغییرات اساسنامه در یک صورت جلسه تنظیم شود. مانند تغییر موضوع شرکت اگر در کنار تغییر آدرس شرکت از مواردی هستند که امکان تنظیم در یک صورت جلسه را دارند.
نحوه تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره
از دیگر انواع صورتجلسه می‌توان به صورتجلسه هیئت مدیره اشاره کرد. اما بر خلاف صورت جلسات قبلی که اعضاء شرکت نسبت به آن اظهار نظر می‌کردند. در این صورت جلسه تنها مدیران شرکت تصمیم گیری می‌کنند. موضوعاتی مانند تعیین سمت و تعیین دارندگان حق امضاء از مواردی هستند که با توجه به جلسه هیئت مدیره نسبت به آن صورت جلسه تنظیم خواهد شد.
نحوه تنظیم یک صورت جلسه
نگارش صورت جلسه به دو بخش تقسیم می‌شود. یک بخش از نگارش رعایت موارد قانونی است و بخش دوم نگارش ادبی و حقوقی صورتجلسه است. توجه کنید در صورتجلسه هر دو مورد باید به دقت رعایت شود. مثلاً اگر نوع صورت جلسه در متن ذکر نشود، این موضوع جزء موارد حقوقی است که موجب رد صورتجلسه شما خواهد شد. اما نگارش ادبی یعنی نظر شخصی خود را در صورتجلسه عنوان نکنید و تنها تصمیماتی که در جلسه عنوان شده است را بیان کنید. صورتجلسه باید محتوای خنثی داشته باشد.
در محتوای صورتجلسه ابتدا باید نوع جلسه ذکر شود و سپس اطلاعات شرکت مانند اسم و شماره ثبت و شناسه ملی، از موارد مهم دیگر در نگارش صورتجلسه عنوان ساعت و تاریخ جلسه است. بعد از تمامی این موارد موضوع جلسه آورده می‌شود. اسم تمامی اشخاص حاضر در جلسه باید در متن صورت جلسه به همراه میزان سهام و سمت هر یک ذکر شود. در نهایت نیز تصمیمات اخذ شده در صورتجلسه عنوان خواهد شود. با توجه به نوع صورتجلسه ممکن است لازم باشد موارد دیگری نیز به متن آن اضافه شود. در نهایت همه اعضاء حاضر در جلسه زیر تمامی برگه‌های صورتجلسه را امضاء می‌کنند.
نکات تنظیم صورت جلسه
نکات این بخش جزء مواردی هستند که رعایت آنها الزامی است.
- ذکر عنوان جلسه باید در ابتدای متن صورت جلسه قرار گیرد.
- اگر چند تصمیم در یک مجمع انجام شود در صورتی که قابل تنظیم در یک صورت جلسه نباشند باید ساعت هر یک متفاوت باشد.
- اگر برای مجمع مورد نظر آگهی دعوت صادر شده باشد باید شماره آگهی نیز در متن صورتجلسه ذکر شود.
- اسم شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی از اطلاعات اصلی است که لازم است در متن صورتجلسه قرار گیرد.
- در برخی شرکت‌ها مانند شرکت‌های سهامی حضور منشی جلسه الزامی است. بنابراین در متن صورتجلسه برای این شرکت‌ها نام و نام خانوادگی منشی جلسه نیز در صورت جلسه ذکر خواهد شد.
- ریاست مجامع عمومی به عهده رئیس هیئت مدیره است و در غیاب وی نائب رئیس هیئت مدیره این مسئولیت را دارد. بنابراین تمامی مسئولیت مربوط به صورتجلسه بر عهده رئیس جلسه خواهد بود.
- بعد از اتمام نگارش متن صورت جلسه متن آن باید برای حاضرین در جلسه خوانده شود.
- اگر تعداد اعضاء حاضر در جلسه کمتر از حد نصاب قانونی باشد صورتجلسه وجه قانونی نخواهد داشت.
- در صورتجلسه هیئت مدیره قبول سمت اشخاص با امضاء ذیل صورتجلسه احراز خواهد شد.
مراحل تنظیم صورت جلسه
ابتدا باید موضوعی در جلسه هیئت مدیره مطرح شود و دستور جلسه‌ای مبنی بر اعمال تغییرات جدید برای شرکت، در جلسه هیئت مدیره تنظیم شود. سپس از مجمع عمومی مورد نظر دعوت به عمل آید. در شرکت‌های کوچک اصولاً دعوت شفاهی است. اما در صورت نبود یکی از شرکاء لازم است آگهی دعوت انجام شود. سپس در صورت حصول حد نصاب مجمع، جلسه به صورت رسمی برگذار خواهد شد. با موافقت اعضاء برای اعمال تغییرات جدید در شرکت صورتجلسه مربوط به تغییرات تنظیم می‌شود. بعد از تنظیم حتماً باید در ادارۀ ثبت شرکت‌ها این صورت جلسه به ثبت برسد.
ثبت صورت جلسه مجامع شرکت
به موجب قانون تجارت؛ همه تغییرات مربوطه در شرکت به واسطه تنظیم صورت جلسه و ارائه آن به ادارۀ ثبت شرکت‌ها و صدور آگهی ثبت تغییرات معتبر خواهد بود. از این رو ثبت صورت جلسه ابتدا باید در سایت ادارۀ ثبت شرکت‌ها درخواست داده شود و با ارسال مدارک به این اداره، آگهی مربوط به آن صادر خواهد شد. بنابراین مراحل ثبت صورتجلسه در ادارۀ ثبت به ترتیب زیر انجام می‌شود. بعد از ورود به سایت ثبت شرکت‌ها در قسمت ثبت تغییرات وارد شوید. در این قسمت ابتدا باید اطلاعات ثبتی شرکت و ساعت و تاریخ جلسه و نوع مجمع مورد نظر را وارد کنید.
سپس به نسبت نوع تغییراتی که دارید مراحل پیش رو را گام به گام با توجه به صورت جلسه تکمیل نمایید. در نهایت نیز از متن صورتجلسه کپی کنید و در قسمت مورد نظر الصاق دهید. با ثبت نهایی برگه پذیرش سامانهای را دریافت کنید. صورت جلسه مورد نظر را با سایر مدارک به ادارۀ ثبت پست نمایید بعد از بررسی کارشناسان آگهی ثبت صورتجلسه مورد نظر صادر خواهد شد.
تفاوت صورت جلسه و دستور جلسه
در تمامی جلسات دو سند وجود دارد. که یکی پیش از تشکیل جلسه تنظیم می‌شود و مواردی که در جلسه باید مورد بررسی قرار گیرند را شرح می‌دهد. به این مورد دستور جلسه می‌گویند. اما بعد از برگذاری جلسه تمامی تصمیماتی که در جلسه اخذ می‌شود باید در قالب صورت جلسه گزارش داده شود. برای اینکه صورت جلسات دارای اعتبار قانونی باشند و قابل استناد باشند باید اعضاء حاضر در جلسه زیر برگه‌های صورت جلسات را امضاء کنند. در برخی موارد حضور منشی جلسه برای تنظیم صورتجلسه الزامی است. مسئولیت محتوای صورتجلسه اصولاً با رئیس جلسه است که همان رئیس هیئت مدیره و در غیاب وی نائب رئیس هیئت مدیره شرکت است.
سخن پایانی
اگر صورت جلسه تغییرات شرکت درست تنظیم نشود همین موضوع موجب رد درخواست ثبت آن خواهد شد. قواعد تنظیم صورت جلسه بسیار دارای اهمیت است. کارشناسان ثبت دنیز در حداقل زمان صورتجلسه تغییرات شرکت شما را تنظیم و به ثبت می‌رسانند. همچنین برای راهنمایی دقیق‌تر می‌توانید با کارشناسان این مجموعه گفتگو نمایید. مجتمع ثبت دنیز با همکاری بهترین کارشناسان ثبت شرکت در حداقل‌ترین زمان روند ثبت شرکت شما را انجام خواهند داد. اگر می‌خواهید بدانید چرا ثبت دنیز را باید انتخاب کنید؟ دلیل آن وجود نیرو‌های متخصص و با تجربه است که با دریافت مشاوره رایگان به این موضوع پی خواهید برد.
بدون دیدگاه