شرکت‌های تجاری برای انجام هر فعالیتی در شرکت باید صورت جلسه مربوط به آن را تنظیم کنند و در ادارۀ ثبت شرکت‌ها تصمیمات مربوطه را ثبت نمایند. از این رو قانون تجارت برای شرکت‌های تجاری انواع صورت جلسه تعریف کرده است. اعضاء شرکت باید با انواع این صورت جلسات آشنایی داشته باشند تا در برخورد با هر موضوعی بتوانند تغییرات مورد نظر را اعمال نمایند.
در قانون تجارت تنظیم انواع صورت جلسات باید بر اساس قواعد شکلی انجام شود. عدم رعایت قوانین شکلی در تنظیم صورت جلسه موجب رد درخواست ثبت تغییرات شما خواهد شد. همچنین همه انواع صورت جلسه در شرکت‌های تجاری باید طی تشریفات خاصی برای ثبت به ادارۀ ثبت شرکت‌ها تسلیم شود. تا روند ثبت شرکت انجام گیرد. در ادامۀ این مطلب از مطلب از مجموعه ثبت دنیز به بررسی انواع صورت جلسه می‌پردازیم.
انواع صورت جلسه
برای انجام هر موردی در شرکت باید صورت جلسه ارائه شود. صورت جلسه درخواستی است که در جلسات شرکت تصمیم گیری شده است اما برای رسمی شدن این موارد باید به ثبت اداره ثبت شرکت‌ها نیز برسد. صورت جلسه از چند بخش کلی تشکیل می‌شود. که شامل نوع جلسه، اطلاعات شرکت، ساعت و زمان و مکان جلسه و نیز موضوع و تصمیمات اخذ شده است. به طور کلی صورت جلسات شرکت را می‌توان در 4 درسته بندی قرار داد. البته لازم به ذکر است. در موارد متعددی ممکن است صورت جلسه تنظیم شود و در حوزه‌های مختلف صورت جلسه ممکن است انواع متعددی داشته باشد اما دسته بندی که در ادامه خواهید خواند. مربوط به قوانین تجاری شرکت‌ها است.
- صورت جلسه مجمع عمومی موسسین
- صورت جلسه مجمع عمومی عادی
- صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده
- صورت جلسه هیئت مدیره
1.صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین
همه شرکت‌ها در مجمع عمومی موسسین به صورت واقعی ایجاد می‌شوند. مجمع عمومی موسسین مجمعی است که اعضاء سهامدار یا شرکاء تجاری طی زمان و مکان خاصی این جلسه را جهت راه اندازی و تأسیس شرکت تشکیل می‌دهند. شرکت‌های تجاری در جلسه مجمع عمومی موسس پایه‌های تأسیس آنها بنا می‌شود. اما برای اینکه سیر قانونی پیدا کنند باید صورت جلسه ای را تنظیم کنند. یکی از انواع صورت جلسه که از آن به عنوان اولین صورت جلسه شرکت نیز می‌توان نام برد صورت جلسه مجمع عمومی موسسین است.
موضوعاتی که در صورت جلسه مجمع عمومی موسسن مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد شامل؛ بررسی گزارشات مربوط به ثبت شرکت، بررسی اساسنامه و تصویب آن، در مجمع عمومی موسسین انتخاب اولین مدیران شرکت و در صورت وجود بازرس، اولین بازرسان شرکت انجام می‌شود. همچنین در صورت جلسه این مجمع روزنامه کثیرالانتشار شرکت نیز تعیین می‌شود. بنابراین 4 مورد فوق از موضوعاتی هستند که در صورت جلسه مجمع عمومی موسسین نسبت به آن تصمیم گیری می‌شود. این مجمع در طول فعالیت هر شرکت تجاری تنها یک بار تشکیل می‌شود. در صورت جلسه این مجمع نیز باید اسامی هیئت رئیسه ذکر شود. هیئت رئیسه مسئول برگذاری مجمع عمومی موسسین است.
2.صورت جلسه مجمع عمومی عادی
اگر بخواهیم صورت جلسهای را نام ببریم که در طول فعالیت شرکت هر ساله باید تنظیم و ثبت شود، صورت جلسه مجمع عمومی عادی است. جدا از دسته بندی کلی انواع صورت جلسه، این صورت جلسه خود شامل دو نوع صورت جلسه است. بسته به زمان تشکیل جلسه ممکن است صورت جلسه مجمع عمومی عادی به صورت سالانه یا فوق العاده برگذار تنظیم گردد. هر کدام از موضوعاتی که در صلاحیت این مجمع است اگر در محدوده زمانی اول فروردین تا آخر تیر ماه منجرر به دعوت از مجمع عادی شود. باید در قالب صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالانه باشد. در غیر از این محدوده زمانی صورت جلسه تحت عنوان صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده خواهد بود.
تفکیک فوق به موجب قانون بوده است. از این رو صورت جلسه در موضوعاتی مانند تصویب ترازنامه سود و زیان سال مالی، انتخاب اعضاء هیئت مدیره، انتخاب بازرسان شرکت، تغییر روزنامه کثیرالانتشار شرکت و تعیین دارندۀ حق امضاء تنظیم خواهد شد. اگر موضوعات مربوط در این مجمع را بخواهید در یک زمان انجام دهید باید چند صورت جلسه با فاصله زمانی متعدد تنظیم کرد. یعنی نمیتوان تصویب ترازنامه سال مالی را با موضوع انتخاب مدیران و بازرسان شرکت در یک صورت جلسه مجمع عادی درخواست نمود.
3.صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده
خیلی از افراد به علت عدم اطلاع از انواع صورت جلسه و نکات و موضوعات هر یک از این صورت جلسات ماهها روند ثبت تغییرات خود را عقب انداخته‌اند. در صورتی که با یک سرچ کوتاه همانند شما در حداقل زمان با مهمترین اصول و مقررات انواع صورت جلسه آشنایی پیدا می‌کنند. موضوعات زیادی را می‌توان در دسته بندی صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده قرار داد. این صورت جلسه مربوط به موضوعاتی است که در مواد اساسنامه عنوان شده است. در اساسنامه هر بند مربوط به یکی از امور شرکت است مثلاً در بند اول اسم شرکت ذکر شده است یا بند دوم اساسنامه مربوط به موضوع شرکت است.
هر کدام از این موارد در شرکت تغییر پذیر است. صلاحیت رسیدگی و اعمال تغییرات نیز به عهده مجمع عمومی فوق العاده است. صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده را در موضوعات مربوط به اساسنامه می‌توانید تنظیم کنید. توجه داشته باشید هر یک از موارد مربوط به صورت جلسه مجمع عمومی باید طبق اصول خاص خود تنظیم و ثبت شود. موضوعات این صورت جلسه عبارت است از؛ تغییر آدرس، موضوع، اسم، سهام، افزایش یا کاهش سرمایه، ورود و خروج شریک، تعیین شعبه، انحلال شرکت است.
4.صورت جلسه هیئت مدیره
در قانون صورت جلسه هیئت مدیره نیز از انواع صورت جلسه در شرکت‌های تجاری تعیین شده است. صورت جلسه هیئت مدیره را باید در جلسه هیئت مدیره تنظیم کرد. این جلسه با حضور اکثریت عددی هیئت مدیره رسمی می‌شود و ریاست جلسه نیز با رئیس هیئت مدیره است. تصمیماتی که در جلسه هیئت مدیره گرفته می‌شود باید در ادارۀ ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد.
موضوعاتی مانند انتخاب اعضاء هیئت مدیره، تعیین سمت، تعیین دارنده حق امضاء از موضوعات صورتجلسه هیئت مدیره است. در برخی موارد ممکن است در اساسنامه تصمیم گیری در خصوص برخی موضوعات به هیئت مدیره نیز تفیض داده شود. در این صورت نیز در موضوعات ذکر شده در اساسنامه صورتجلسه هیئت مدیره تنظیم خواهد شد.
نحوه ثبت انواع صورت جلسه
برای اینکه مواردی که در یک شرکت تصمیم گیری می‌شود قابل استناد باشد و جنبه قانونی پیدا کند باید تصمیمات اخذ شده در شرکت به ثبت ادارۀ ثبت شرکت‌ها که مجری تأسیس شرکت‌های تجاری است برسد. از این رو این تصمیمات در قالب انواع صورت جلسه تنظیم می‌شوند. ابتدا درخواست مورد نظر آن در سایت ادارۀ ثبت شرکت‌ها تکمیل می‌شود و سپس با ارائه مدارک و بررسی کارشناسان آگهی ثبت آن صادر خواهد شد.
اگر موضوع مربوط به ثبت شرکت باشد در قسمت تأسیس شخصی حقوقی صورت جلسات مد نظر ثبت می‌شوند. اگر که موضوع مربوط به انواع تغییرات باشد. در قسمت ثبت تغییرات شرکت اطلاعات مربوط در صورتجلسه را در سامانه وارد می‌کنیم. در ثبت سامانه‌ای باید تمامی مواردی که در صورت جلسه عنوان شده را در قسمت‌های تعیین شده وارد کنید. در نهایت متن صورتجلسه تنظیم شده باید در قالب تایپ شده در قسمت مشخص شده قرار گیرد. با پست مدارک به ادارۀ ثبت تصمیمات بررسی خواند شد و آگهی ثبت آن صادر خواهد شد.
مدارک انواع صورت جلسه
برای ثبت انواع صورت جلسه در ادارۀ ثبت شرکت‌ها لازم است مدارکی همراه با برگه صورت جلسه به ادارۀ مورد نظر ارائه شود. تا کارشناسان این اداره بعد از بررسی تصمیمات اخذ شده برگه صورت جلسه را به ثبت برسانند. اصلی‌ترین مدرک دو نسخه صورت جلسه است. برای ثبت انواع صورت جلسه حتماً باید آگهی ثبت شرکت و در صورت داشتن تغییرات آگهی ثبت آخرین تغییرات را به همراه دو نسخه از برگه پذیرش سامانه‌ای برای ثبت صورت جلسه مورد نظر ارائه شود. یک سری مدارک دیگر نیز با توجه به نوع صورت جلسه و موضوع مربوط به آن نیز ممکن است به این مدارک افزوده شود.
نکات مربوط به تنظیم انواع صورت جلسه
اگر اصول تنظیم انواع صورت جلسه را بلد نباشید در هر صورت درخواست شما توسط کارشناسان ادارۀ ثبت شرکت‌ها رد خواهد شد. بنابراین دقت داشته باشید صورت جلسه ای که تنظیم می‌کنید از اصول زیر تبعیت کرده باشد.
- باید تعیین شود صورت جلسه مورد نظر از کدام یک از انواع صورت جلسه است.
- اطلاعات ثبتی شرکت مانند؛ نام، شمارۀ ثبت، شناسه ملی باید حتماً در صورت جلسه مربوطه ذکر شود.
- آدرسی که جلسه مورد نظر در آن تشکیل شده است نیز باید در تنظیم انواع صورت جلسه ذکر شود.
- با توجه به انواع صورت جلسه موضوعات مورد بحث در جلسه نیز باید در صورت جلسه به طور دقیق عنوان گردد.
- همه جلسات و مجامع دارای حد نصاب هستند که باید اعضاء حاضر در جلسه و اعضاء غائب با عنوان اسم و میزان سهام و سمت در هر یک ذکر شود.
- در تنظیم همه انواع صورت جلسه باید با امضاء اعضاء حاضر در جلسه ارائه شوند.
- اسم رئیس جلسه و در صورت حضور اسم منشی جلسه نیز باید در صورت جلسه آورده شود.
- در خصوص ثبت انواع صورت جلسه نسبت به هر جلسه باید دو نسخه از برگه صورت جلسه ارائه شود.
بررسی نهایی
کارشناسان ما در ثبت دنیز جهت تنظیم و ثبت انواع صورت جلسه راهنمای شما خواهند بود. برای استفاده خدمات دنیز ثبت، ما در این مجموعه تمامی مشاوره‌ها را رایگان انجام می‌دهید تا همه متقاضیان بتوانند از خدمات ما در این مجموعه استفاده کنند. تنظیم و ثبت انواع صورت جلسه به جهت اینکه در قانون نکات و شرایطی عنوان شده بسیار دارای اهمیت است. اگر صورت جلسه شما بر اساس قوانین ثبت دچار ایراد باشد درخواست شما مورد نقض یا رد قرار خواهد گرفت و همین موضوع پروسه و زمان ثبت صورت جلسه را افزایش خواهد داد.
مطالب مرتبط:
بدون دیدگاه